Hoe borg ik de CO2-routekaart in ons beleid?

Hoe borg ik de CO2-routekaart in ons beleid?

Het bestuur is de verbindende schakel tussen strategie, financiering en uitvoering. Zonder vaststelling door bestuur blijft je routekaart een concept. Bij het opstellen van een portefeuilleroutekaart en een duurzaamheidsstrategie voor het vastgoed van de organisatie is het belangrijk om het bestuur tijdig te betrekken.

1. Betrokkenheid: ga in gesprek, informeer

Waarom

Door het bestuur van je zorginstelling tijdig te informeren betrek je ze bij de opstart en ontwikkeling van de routekaart. Hiermee vergroot je de betrokkenheid en het draagvlak dat je nodig hebt voor financiering, uitvoering en inbedding in de strategie.

Als het goed is weet het bestuur dat ze aan de slag moeten met verduurzaming van het vastgoed om de klimaatdoelen te halen (als onderdeel van de Green Deal Zorg). Ze weten misschien alleen nog niet hoe die aanpak er uit moet zien. Jij kunt de concrete invulling geven door ze mee te nemen bij de afgesproken portefeuilleroutekaarten-aanpak.

Blijf ook in gesprek: hou ze op de hoogte van ontwikkelingen, updates en de uitvoering. Laat de resultaten zien in de vorm van energiebesparingen en vermindering van CO2-uitstoot. Vier die successen.

 
Draagvlak: Strategisch, Financieel, Uitvoering

Voordat de energiebesparende maatregelen kunnen worden overgenomen in een MJOP moet er gesproken zijn over de technische, praktische en financiële uitvoerbaarheid. Besteed ook aandacht aan de personele uitvoerbaarheid: krijgen de medewerkers voldoende tijd voor het implementeren van de maatregelen? (zie ook organisatorische context hieronder)

Bestuurlijke commitment betekent ook helpen bij het vrijmaken van resources (financiering, personeel) voor implementatie.

Organisatorische context

De routekaart voor verduurzaming van het vastgoed staat natuurlijk niet op zichzelf. Door aan te geven waar de raakvlakken zitten met verschillende aspecten van het beleid begrijpen bestuurders het belang beter. Dit helpt om draagvlak te creëren.

De routekaart heeft betrekking op deze beleidsonderdelen:

  • Vastgoedbeleid
  • Huisvesting
  • Financiering
  • Inkoopbeleid verzekeraars
  • Personeelsbeleid
  • Duurzaamheidsbeleid in bredere zin, zoals Healing environment en MVO
  • Facility management
  • Juridisch (wettelijke verplichtingen)
  • Stakeholdermanagement

Tips voor gesprekken over de routekaart en verduurzaming vastgoed

Informatie is de basis
Er is veel verschillende informatie beschikbaar over verduurzaming, iedereen haalt er wat anders uit. Door te zorgen voor een gelijke informatie-basis heb je ook een goede basis voor gesprekken. Tip: begin met een presentatie over het wat en waarom van de aanpak met de routekaarten. Zo heb je allemaal dezelfde basis van waaruit je praat. Op deze site vind je informatie die je hiervoor kunt gebruiken:
Tijdig in gesprek – wanneer?

Probeer er zo snel mogelijk aan te beginnen als je er nog niet aan begonnen bent.

Per 1 januari 2023 vragen verzekeraars ook om een routekaart met bestuursoplegger. 

Ga vervolggesprekken over vernieuwde routekaarten aan op natuurlijke momenten

1. Vóórdat dat de begroting van het opvolgende jaar afgerond wordt. Dan kun je maatregelen die nog niet in het MJOP staan voor het opvolgende jaar meenemen. 

2. Neem voor huurpanden ruim voor het einde van de contractdatum de tijd om gesprekken te voeren met verhuurders en bestuurders over duurzaamheid. 

3. Krijg je een audit voor een milieukeurmerk, zoals de Milieuthermometer Zorg? Dat kan ook een geschikt moment zijn om het gesprek met de bestuurder samen met een onafhankelijke auditor te voeren.

4. In 2023 is een nieuwe ronde van de EED rapportageplicht. Houdt de website van het EVZ in de gaten voor een EED rapportage-format bij de CO2-reductietool. Ook deze EED kan een goede aanleiding zijn om (opnieuw) een gesprek te voeren over de routekaart.

2. Leg bestuurlijk akkoord op de uitvoering vast met de bestuursoplegger

De bestuursoplegger is een hulpmiddel dat specifiek is ontwikkeld voor de routekaart care. Het is een document dat een basis geeft om de bestuurlijke commitment voor de routekaart vast te leggen. Het sluit aan bij de CO2-reductietool. De onderdelen in het document zijn de onderwerpen die besproken moeten/kunnen worden met het bestuur. In het format staat instructies voor het invullen.

Wat moet er in de oplegger komen te staan?

De inhoud van deze oplegger geeft de visie en het beleid van de instelling weer. Hoe de organisatie werkt aan verduurzaming van het vastgoed, de maatregelen uit de routekaart oppakt en in de MJOP’s verwerkt, en hoe het bij nieuwbouw aandacht geeft aan duurzaam bouwen.

Hier vind je de oplegger voor het bestuur met toelichting voor gebruik.

NB: Het is niet verplicht om de oplegger te gebruiken, het is een hulpmiddel. Als er een andere vorm binnen je organisatie beter toepasbaar is, gebruik je die. 

3. Onderdeel van beleid – hoe komt het terug op de agenda?

Je hebt de routekaart opgesteld en je hebt het bestuurlijk commitment vastgelegd. Top! Nu is het zaak ervoor te zorgen dat het onderdeel wordt van het beleid van je instelling of organisatie. Zo voorkom je dat het een ‘one-off’ exercitie wordt en geen structurele effecten heeft.

Ook hierbij is het belangrijk om de samenhang met andere beleidsonderdelen te weten (zie Organisatorische context).

Hoe komt het terug op de agenda?

Plan bij iedere update van de routekaart een kort overleg met het bestuur. Ook als er inhoudelijk weinig verandert is het goed om op die manier het bestuur betrokken te houden. Het EVZ is bezig met een handreiking voor het updaten van je routekaart (dit hoeft niet jaarlijks te gebeuren).

Benut daarnaast ook andere terugkoppelingsmomenten:  

  • Intern gedreven: jaarverslag, bespreking van huisvestingsplannen. 
  • Extern gedreven: audit milieukenmerk, EED, informatieplicht, CSRD.

Opstellen CO2-routekaart geeft richting

GGZ Breburg, Maurice Roovers, projectleider duurzaamheid
GGZ Breburg heeft met de CO2-reductietool een eerste CO2-routekaart gemaakt voor haar vastgoed. Voor twee grote locaties is de routekaart uitgewerkt; voor de rest van het vastgoed is de basis gelegd.

Routekaart CO2-reductie zet Careyn op koers energietransitie

Careyn, Arno van der Spek, facilitair specialist
Careyn ging als een van de eerste zorgaanbieders aan de slag met de portefeuilleroutekaart. Hun aanpak laat zien dat de eerste stappen helpen om met collega’s vervolgstappen te maken en te werken aan draagvlak voor de energietransitie.