Basis gebouwgegevens

Om goed te kunnen sturen op je vastgoed is het belangrijk dat de totale lijst van deze panden aangevuld wordt met relevante gegevens. De aanvullende gegevens die je minimaal nodig hebt zijn: de totale m2 BVO, maar ook het VVO en het GO per gebruiksfunctie. Bij huurpanden komt daarbij de contactgegevens van de contactpersoon bij de eigenaar.

De basispandenlijst leent zich ook goed voor andere benodigde informatie, zoals of er een Energielabel is en wat de gebruiksfunctie is zoals benoemd in het BAG register.

In de praktijk blijkt dat deze lijst het best actueel blijft als er een duidelijke eindverantwoordelijke persoon is. En dat deze lijst goed vindbaar is op het interne (digitale) netwerk. Leg daarnaast vast wie de informatie kan (en mag) aanpassen en/of wijzigen.

In die gevallen dat er wel documentatie is opgeleverd bij oplevering van een renovatie of verbouwing, belanden deze stukken, helaas, vaak in de projectmappenstructuur van de afdeling projecten. Deze is vaak op jaartal ingedeeld. Medewerkers van Beheer en Onderhoud kunnen deze informatie alleen terugvinden als ze het jaar van de verbouwing weten. Het is daarom belangrijk om ook duidelijke afspraken te maken voor de overdracht van projectdossier naar onderhoudsdossier.

Tip: Ga met de afdelingen Projecten en Beheer & Onderhoud samen zitten om een lijst van documenten op te stellen die na oplevering niet alleen in de projectmap bewaard moet worden, maar ook in het vastgoeddossier en onderhoudsdossier.