Koppeling strategie en uitvoering

Veel zorgorganisaties zijn gefocust op het verlenen van goede zorg. De afdeling vastgoed (als deze al bestaat) heeft een ondergeschikte rol. Geld kan immers maar een keer uitgegeven worden. Tegelijkertijd staat ook de zorg voor een enorme bouwopgave met betrekking tot het vastgoed. Er is nieuw vastgoed nodig om aan het aantal bedden te blijven voldoen. De duurzaamheidsopgave, ook het zorgvastgoed moet mee in de energietransitie en de materialentransitie. En niet te vergeten de beheer- en onderhoudsopgave. Al het bestaande vastgoed moet adequaat en professioneel onderhouden worden, juist ook om de zorg in de toekomst te kunnen blijven garanderen.

Groot versus klein

Professionalisering van het vastgoedbeheer lijkt makkelijker te gaan bij zorgorganisaties die meer eigen vastgoed in eigendom hebben dan bij organisaties die de panden huren. Mogelijk komt dit doordat de eersten meer invloed hebben op de kosten en de baten van hun eigen vastgoed. En dat de inkomsten ook duidelijk gealloceerd worden ten behoeve van het in stand houden (en verbeteren) van de gebouwen.

Dit neemt niet weg dat er ook in een kleine zorgorganisatie met weinig uren voor vastgoedbeheer er nog veel te winnen is. Juist als je maar beperkte tijd hebt om de gebouwen te beheren en te verduurzamen, is het belangrijk om de processen van vastgoedbeheer goed in te regelen. Ook als kleine organisatie moet je de strategische doelen helder hebben. Als je daar geen mensen voor hebt, dan moet je die structureel inhuren voor een vast aantal uur per week.

Zelf doen versus uitbesteden

Als helder is wat er allemaal moet gebeuren aan dagelijks beheer en onderhoud, gepland onderhoud en verduurzamingsvraagstukken, dan wordt al snel inzichtelijk wat je zelf kan doen en wat je moet uit besteden. Bepaalde taken kun je bijvoorbeeld prima neerleggen bij je (vaste) onderhoudsleveranciers. Maar dan is wel belangrijk dat zij de juiste opdracht krijgen.

Tip: zorg voor duidelijke taakomschrijvingen, gerelateerd aan de gestelde strategische vastgoeddoelen. Als bepaalde taken intern niet opgepakt kunnen worden, dan kan je ze uitbesteden op basis van de taakomschrijvingen.

Veel zorgorganisaties huren een deel van hun locaties, veelal bij een woningcorporatie. Voor woningcorporaties ligt de focus van verduurzaming vaak op de woningen, en niet op de verhuurde objecten aan zorgorganisaties of winkels. Voor het verduurzamen van de zorglocaties in huurpanden is het essentieel dat huurder en verhuurder samen een strategische doelstelling opstellen. Maar ook dat ze duidelijke afspraken maken over het duurzaamheidsbeleid. Bij veel projecten zien we in de praktijk dat elke keer weer, per project, uitgezocht moet worden wie er verantwoordelijk is voor het voldoen aan wet- en regelgeving en wie vervolgens de verduurzamingsmaatregel moet gaan betalen. Maak hier duidelijke afspraken over.

Tip: Maak een Greenlease-bijlage bij het huurcontract. In deze bijlage staan de gezamenlijke strategische doelen en afspraken over wie verantwoordelijk is voor het voldoen aan wet- en regelgeving. En, niet onbelangrijk, maak ook afspraken over wie welke verbetering wanneer gaat uitvoeren en wie dat betaalt.