Knelpunten wet- en regelgeving
Op deze pagina
Het niet (op orde) hebben van basisinformatie over gebouwen verhindert zorgorganisaties om verduurzamingsstappen te kunnen zetten. Adviesbureau Gebouwinzicht deed in opdracht van EVZ onderzoek naar de belangrijkste knelpunten van gebouwinformatiemanagement bij zorgorganisaties.
Dit is het vijfde artikel uit een serie van zes over de resultaten van het onderzoek. In dit artikel lees je over knelpunten bij wet- en regelgeving. Aan de orde komen duidelijkheid over wie verantwoordelijk is, overzicht hebben van de compliancy aan huidige wetgeving, software en inzicht in toekomstige eisen.
Knelpunten bij wet- en regelgeving
Gebouwinzicht zag in het onderzoek de volgende knelpunten bij de deelnemende zorgorganisaties.
- Er is niemand in de organisatie aangewezen als compliancy persoon; oftewel iemand die verantwoordelijk is voor het voldoen aan alle wet- en regelgeving.
- De verantwoordelijkheid voor keuringen wordt te makkelijk weggelegd bij leveranciers (“hebben we contractueel uitbesteed”).
- Er is geen dashboard voor alle panden en voor alle wetten en eisen.
- Er is geen zicht op toekomstige wet- en regelgeving voor Energiebesparing en CO2-reductie, Materiaalstromen, Klimaatbestendigheid, Gezond binnenklimaat.
Maak duidelijk wie verantwoordelijk is
Veel organisaties zeggen dat ze de verantwoordelijkheid voor keuringen uitbesteden aan de installateur. Bedenk echter dat de eigenaar altijd eindverantwoordelijk blijft. Voor veiligheidskeuringen is dit logisch: de eigenaar is altijd aansprakelijk in het geval van ongevallen. Dit geldt zowel voor de verzekering, maar ook voor wetgeving.
In het Engels hebben ze een iets betere benaming voor dit onderscheid met de termen Accountable en Responsible. Eindverantwoordelijk (accountable) is dus altijd de eigenaar zelf. De vraag die gesteld moet worden is: wie is verantwoordelijk voor de uitvoering? (responsible). Deze laatste verantwoordelijkheid kan je wel doorzetten naar de huurder en of de installateur. Dit neemt echter niet weg dat iemand in de eigen organisatie in het takenpakket en/of taakomschrijving moet hebben staan dat hij/zij zich minimaal 1 keer per jaar (maar liever vaker) laat bijpraten over de stand van zaken van alle verplichtingen.
Beter overzicht van alle wet- en regelgeving
Voor elektrotechnische installaties kennen we de term installatieverantwoordelijke (IV-er). Tegenwoordig zijn er steeds meer installaties die aan bepaalde wet- en regelgeving moeten voldoen. Denk aan de liftkeuringen, valbeveiligingskeuringen en de legionellakeuringen. Maar er zijn ook eisen gebonden aan arbo-regelgeving, zoals bijvoorbeeld voldoende ventilatie en daglichttoetreding op de werkplek.
Naast de veiligheidskeuringen en de arbo-eisen, zien we de laatste jaren ook een stijging van wettelijke verplichtingen die voortkomen uit de wetgeving rondom energiebesparing. Het wordt daarom steeds belangrijker dat iemand het overzicht heeft en verantwoordelijk is voor alles tezamen. Natuurlijk kan dan specifieke kennis of expertise bij de juiste afdeling weggezet of opgehaald worden.
Tip: Kijk voor een actueel overzicht van relevante wet en regelgeving voor de zorg op de website van Milieu Platform Zorg.
Software voor compliancy
Zoals als voor heel veel bedrijfszaken, zijn ook softwarepakketten op de markt om de compliancy bij te houden. Voorwaarde voor het gebruik van deze software is wel dat je de complete assetlijst goed op orde hebt voor al je panden. Als het systeem niet weet dat je een lift hebt, zal het niet aangeven dat je een liftkeuring nodig hebt.
Handige aspecten van degelijke softwarepakketten:
- Archivering van keuringscertificaten: de certificaten kun je uploaden en toevoegen, zodat ze altijd terug te vinden zijn.
- Meldingen: zo’n systeem geeft een melding als een bepaalde keuring of certificering binnenkort verloopt, zodat je bijtijds het proces in gang kan zetten voor een herkeuring.
- Up-to-date: de meeste systemen actief houden nieuwe wetgeving in de gaten en sturen een melding als bepaalde eisen aangescherpt zijn.
Software van de installateur
Veel installateurs bieden als onderdeel van het contract aan dat zij de keuringen bijhouden in hun eigen systeem en dat je daar als eigenaar altijd in mag kijken. Dit kan natuurlijk, als je maar wel goed beseft dat je als eigenaar altijd eindverantwoordelijke bent. Dat betekent dat je zelf die rapportages minimaal 1 keer per jaar moet overzetten naar je eigen netwerkschijven of je eigen softwarepakket.
Maak goede afspraken met je onderhoudspartijen hierover. Als je 1 keer per jaar een dump krijgt van alle pdf’s uit hun systeem, maar de labels om te kunnen zoeken in deze documenten worden niet meegeleverd, dan heb je daar niet zoveel aan.
Houd ook goed in de gaten wat de afspraken zijn bij het einde van het onderhoudscontract. Hoe is de overdracht van documentatie dan geregeld?
Overige eisen naast wet- en regelgeving
Naast wet- en regelgeving van de overheid moet je ook voldoen aan specifieke eisen die voortkomen uit convenanten, van verzekeraars of uit huurcontracten. Verzekeraars soms eisen stellen die verder gaan dan de wet- en regelgeving. In de zorgsector is bijvoorbeeld de Green Deal Duurzame Zorg 3.0 die door veel zorgpartijen is ondertekend. Het voldoen aan die eisen, die we met elkaar in die Deal hebben afgesproken, betekent ook andere werkzaamheden voor de gebouwbeheerders en de technische aanbestedingen. Dus van de wet ‘moet’ het niet, maar omdat we hebben toegezegd dat we duurzamer gaan zijn dan we tot nu toe zijn, moeten we toch anders handelen dan we gewend waren.
Toekomstige wetgeving
Zoals al eerder gezet is wet- en regelgeving niet statisch. Vooral rondom het thema duurzaamheid verwachten we dat de komende jaren de regels nog behoorlijk aangescherpt gaan worden. Als we doorgaan zoals we nu werken, worden de doelen voor 2050 niet behaald. Vaak zie je daarom dat de regels die in een convenant staan of bijvoorbeeld het zijn vastgelegd in de Milieuthermometer Zorg een goede voorspeller zijn van toekomstige wet- en regelgeving: eerst wordt er alleen door de koplopers voldaan aan deze eisen, later gelden deze regels voor iedereen.
Tip: Zorg dat je minimaal één keer per jaar nadenkt over mogelijke toekomstige wetgeving. Dat zal met name zijn op de thema’s energiebesparing en CO2-reductie, materiaalstromen en circulariteit, klimaatbestendigheid en gezond binnenklimaat.
Als je al deze tips ter harte neemt, dan krijg je meer grip op het thema wet- en regelgeving.
Lees het volgende artikel
Over deze reeks
Dit is artikel 5 uit een serie van 6 over de resultaten uit het onderzoek Quickscan Informatiemanagement. De serie bestaat uit:
- Artikel 1: Onderzoek naar kwaliteit van gebouwinformatiemanagement in zorgorganisaties
- Artikel 2: Basis gebouwgegevens
- Artikel 3: Koppeling strategie en uitvoering
- Artikel 4: Energiemonitoring
- Artikel 5: Wet- en regelgeving
- Artikel 6: Zorgspecifieke knelpunten
Over Gebouwinzicht
Dit onderzoek is uitgevoerd door Sannie Verweij van Gebouwinzicht. Gebouwinzicht helpt eigenaren, beheerders, beleggers, huurders en verhuurders van bestaande utiliteitsgebouwen inzicht te creëren. Gebouwinzicht heeft als doel om de bestaande vastgoedvoorraad te verduurzamen. De visie van Sannie is dat inzicht in de huidige situatie de basis is voor continue verduurzaming van gebouwen.
Verder lezen
Maandelijks actualiteiten ontvangen
Blijf op de hoogte van de CO2-routekaart en duurzaam zorgvastgoed met de EVZ nieuwsbrief.
Copyright © 2025 – Alle rechten voorbehouden | Privacyverklaring | Colofon | Cookiebeleid