Zorgspecifieke knelpunten
Op deze pagina
Het niet (op orde) hebben van basisinformatie over hun gebouwen verhindert zorgorganisaties om verduurzamingsstappen te kunnen zetten. Adviesbureau Gebouwinzicht deed in opdracht van EVZ onderzoek naar de belangrijkste knelpunten van gebouwinformatiemanagement bij zorgorganisaties.
Dit is het zesde en laatste artikel uit een serie artikelen over de resultaten van het onderzoek. In dit artikel bespreken we knelpunten van gebouwinformatiemanagement die specifiek zijn voor de zorgsector.
Zorgspecifieke knelpunten
Gebouwinzicht zag in het onderzoek de volgende knelpunten bij de deelnemende zorgorganisaties.
- Niet alle softwarepakketten voor meldingen kunnen zorgspecifieke opmerkingen opnemen.
- Stuur je het gebouw aan als een utiliteitgebouw of als wooncomplex? Hoe zit het met de privacy van de bewoners?
Volledigheid van storings- en reparatiemeldingen
De deelnemende organisaties bleken heel verschillende systemen te hebben voor het opnemen van meldingen voor de afdeling vastgoed. Waar bij sommige kleine organisaties het indienen van de meldingen nog gewoon direct via een mailtje of een telefoontje gaat, zijn bij andere organisaties hiervoor speciale formulieren op hun intranet beschikbaar voor de medewerkers. Maar of een melding nu per mail binnenkomt of direct in het systeem wordt gezet, voor het herstellen maakt dat natuurlijk niet uit.
Belangrijk is dat deze melding na het oplossen ergens in een database gezet wordt, zodat de vastgoedmanager hiervan een overzicht heeft en het kan analyseren. Bij vastgoed maken we vaak onderscheid tussen meldingen op basis van KWIS: Klacht, Wens, Informatie, Storing.
Verschillende deelnemers aan het onderzoek gaven aan dat ze in hun database niet goed de oorzaak van een klacht of storing kunnen opnemen. Terwijl in de analyse het wel degelijk uitmaakt of een storing aan een deur bijvoorbeeld komt doordat er slecht materiaal voor de scharnieren is gebruikt of dat het een deur betreft op een afdeling waar veel molest voortkomt en dus gerelateerd aan het zorgprofiel van de cliënten.
TIP: Zorg dat je bij het uitzoeken en inregelen van een meldingensysteem voldoende categorieën hebt om in te voeren. Dit verbetert de kwaliteit van de analyse.
Aandacht voor privacy van bewoners en cliënten
Privacy is één van de aspecten waar we het in alle gesprekken kort over hebben gehad. De zorgsector heeft zich, net als andere sectoren, te houden aan de AVG. Dat betekent dat ieder softwarepakket dat je gebruikt om je informatie in op te slaan aan de eisen uit deze privacywetgeving moet voldoen. Problemen met privacy kunnen ontstaan op het moment dat systemen worden gekoppeld om gegevens uit te wisselen.
Het centraal en ongeordend opslaan van gegevens kan leiden tot problemen met de privacy. Tot hier is dit geen sectorspecifiek probleem. Maar op het moment dat je storingsmeldingen gaat koppelen aan verbruiksgegevens van elektra, gas of water, komt er een moment dat bepaalde gegevens te herleiden zijn tot individuele personen. Dit kunnen zowel medewerkers als cliënten zijn.
Tip: Denk bij elke toevoeging, wijziging of koppeling van softwaresystemen na over de persoonsgegevens en of de privacy in het geding komt. In een artikel van Wilfred van der Plas over smart buildings wordt hier meer over uitgelegd.
In het artikel raadt Van der Plas aan: “Een goede preventiemaatregel is ook het uitvoeren van een Data Protection Impact Assessment (DPIA)”. Grote kans dat er op andere afdelingen van de zorgorganisatie hier wel al over nagedacht wordt vanuit het primaire proces van zorg verlenen. Dit valt vervolgens te koppelen aan de software die vanuit vastgoed gebruikt wordt met de contracten die je met vastgoed onderhoudspartijen hebt.
Conclusie: organisatie op orde, informatiebeheer op orde
De meeste knelpunten die in de voorgaande artikelen van deze reeks genoemd zijn, zijn niet persé voor de zorgsector specifiek te noemen. Alle thema’s herken ik als onderzoeker ook uit soortgelijke onderzoeken naar informatiemanagement bij commerciële kantoren, winkels of ander maatschappelijk vastgoed zoals gemeenten of scholen.
De conclusie is dan ook dat informatiemanagement in de zorgsector niet per definitie beter of slechter gaat dan in andere sectoren het geval is. Een organisatie waar het informatiebeheer op orde is, is in basis een organisatie waar de organisatie zelf ook op orde is. Ze hebben de juiste mensen op de juiste plek, de verantwoordelijkheden zijn duidelijk, zodat iedereen weet wat hen te doen staat. Als de organisatie op orde is, volgt het informatiebeheer bijna als vanzelf. Zeker als je de aandachtspunten uit deze artikelen reeks daarbij ter harte neemt.
Bij de vragensessie per organisatie waren medewerkers van diverse afdelingen van alle niveaus in de organisatie aanwezig. Van de afdeling Vastgoed en of de afdeling Facilitair waren zowel vanuit strategie en management mensen aanwezig, en ook assetmanagers en een opzichter Onderhoud. Daarnaast waren medewerkers aanwezig van de afdeling projecten (nieuwbouw en renovatie), van de administratieve kant van Vastgoed en ook een adviseur strategie en duurzaamheid.
Meer weten over Gebouwinformatiemanagement?
Over deze reeks
Dit is artikel 6 uit een serie van 6 over de resultaten uit het onderzoek Quickscan Informatiemanagement. De serie bestaat uit:
- Artikel 1: Gebouwinformatiemanagement in zorgorganisaties
- Artikel 2: Basis gebouwgegevens
- Artikel 3: Koppeling strategie en uitvoering
- Artikel 4: Energiemonitoring
- Artikel 5: Wet- en regelgeving
- Artikel 6: Zorgspecifieke knelpunten
Over Gebouwinzicht
Dit onderzoek is uitgevoerd door Sannie Verweij van Gebouwinzicht. Gebouwinzicht helpt eigenaren, beheerders, beleggers, huurders en verhuurders van bestaande utiliteitsgebouwen inzicht te creëren. Gebouwinzicht heeft als doel om de bestaande vastgoedvoorraad te verduurzamen. De visie van Sannie is dat inzicht in de huidige situatie de basis is voor continue verduurzaming van gebouwen.
Verder lezen
Maandelijks actualiteiten ontvangen
Blijf op de hoogte van de CO2-routekaart en duurzaam zorgvastgoed met de EVZ nieuwsbrief.
Copyright © 2025 – Alle rechten voorbehouden | Privacyverklaring | Colofon | Cookiebeleid