Knelpunten bij gebouwinformatie­management in de zorg

Het eerste doel van een Quickscan is dat de deelnemers inzicht krijgen in hun eigen proces. Tijdens een workshop houdt Gebouwinzicht de diverse medewerkers van één zorgorganisatie een spiegel voor en gaan zij met elkaar in gesprek. Vaak krijgen zij hier al de eerste inzichten in wat ze beter kunnen organiseren.

Het tweede doel van een Quickscan is dat de deelnemers een concreet advies van Gebouwinzicht krijgen over wat nu de belangrijkste stappen zijn die zij kunnen opzetten om de dossieropbouw te verbeteren. Dit advies is kort en krachtig: wat zijn de 3 zaken waar het eerste jaar aan gewerkt moet worden.

En tot slot verzamelde Gebouwinzicht voor dit onderzoek geanonimiseerd de gegevens van de zorgorganisaties. Hiermee brengen ze een algemeen adviesrapport uit waar ook andere zorgorganisaties iets aan hebben. Deze artikelenreeks van EVZ is een samenvatting van de adviezen.

In dit eerste artikel geven we een overzicht van de belangrijkste resultaten uit het onderzoek. In de volgende artikelen gaan we op deze knelpunten wat dieper in. De resultaten zijn te clusteren in verschillende sub-thema’s.

Knelpunten rondom Informatiebeheer

• Basisinformatie pandenlijst plus elementenlijst is niet op orde.
• Tekeningenbeheer en documenten beheer zijn onvoldoende gestructureerd.
• Er staan geen eisen in het standaard PvE voor een nieuwbouw- of renovatieproject over de op te leveren documenten.
• Er is geen plan of vaste afspraak voor overdracht van documenten bij oplevering van een project van aannemer naar de projectleider van de zorgorganisatie en ook geen vaste afspraak over daarna hoe de organisatie de informatie omzet van projectdossier naar onderhoudsdossier.
• Er is geen actieve sturing op energiemonitoring (praten over data). Dit zijn zoveel aspecten, dat we hier een apart artikel van maken.

Knelpunten gerelateerd aan Organisatie en strategie

• De langetermijnstrategie is onvoldoende gekoppeld aan de tactische en operationele onderhoudsplanning.
• Er is te weinig afstemming tussen afdelingen Duurzaamheid, Projecten en Onderhoud.
• Er zijn te weinig medewerkers in de afdeling vastgoed om de opgave te realiseren.
• Vooral bij kleine organisaties: er is een kloof tussen de medewerkers die tactisch strategisch denken (routekaart) en de medewerkers die de operationele uitvoering doen.

Knelpunten rondom wet- en regelgeving

• Er is niemand in de organisatie aangewezen als compliancy persoon; oftewel iemand die verantwoordelijk is voor het voldoen aan alle wet- en regelgeving.De verantwoordelijkheid voor keuringen wordt te makkelijk weggelegd bij leveranciers (“hebben we contractueel uitbesteed”).
• Er is geen dashboard voor alle panden en voor alle wetten en eisen.
• Niemand heeft zicht op toekomstige wet- en regelgeving voor
  • Energiebesparing en CO2-reductie
  • Materiaalstromen
  • Klimaatbestendigheid
  • Gezond binnenklimaat.

Sectorspecifieke knelpunten

• Niet alle softwarepakketten voor meldingen kunnen zorg specifieke opmerkingen opnemen (is iets molest of achterstallig onderhoud?).
• Stuur je het gebouw aan alsof het een utiliteitgebouw is, of als wooncomplex? Hoe zit het met de privacy van de bewoners?